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Eventos con prensa, ¿qué debemos tener en cuenta?

Mónica Gallego

Ejecutiva de Cuentas

Cada vez son más marcas las que apuestan por celebrar eventos con prensa. ¿El objetivo? Presentar un nuevo producto, un proyecto especial o simplemente mejorar sus relaciones. La presencia de rostros conocidos (actrices o actores, influencers, deportistas…) como embajadores, también es un habitual de estos eventos. Estos encuentros o actos de presentación son, sin duda, una herramienta muy potente para acercar el producto o proyecto a los medios de comunicación. Son una manera de llamar la atención a los periodistas y, así, atraerlos a conocer en primera persona las características y peculiaridades de tu proyecto. A su vez, son una vía para distinguirse de la competencia y ofrecer algo diferente.

 

¿Cómo deben de ser los eventos con prensa?

 

Dependerá del tipo de proyecto que se vaya a presentar así como del público al que nos vayamos a dirigir. En función de esto, optaremos por un desayuno con medios, una comida o una gala de entrega de premios. Es importante que los eventos con prensa que celebremos, del tipo que sean, se ajusten bien a los objetivos que perseguimos como empresa. Contar con una agencia de comunicación que nos ayude a definir este objetivo y nos de soporte en lo relacionado con la organización de un evento enfocado a medios. Si este es tu caso, puedes pinchar aquí (enlace al contacto) y contarnos qué necesitas, te prepararemos una propuesta y un presupuesto sin compromiso 😉

 

En el caso de una presentación de un producto, el fin está claro pero debemos saber adaptar el evento a las características del mismo. No podemos presentar de igual manera un producto relacionado con el sector de la alimentación que un coche, por ejemplo.

 

Por ello, el primer paso antes de embaucarnos en la organización de un evento con prensa es definir el enfoque que vamos a darle. Además, hay que tener en cuenta que los periodistas son invitados cada día a numerosos actos, presentaciones, ruedas de prensa, etc. De esta manera, si queremos atraer su atención debemos ofrecerles algo diferente y atractivo para ellos. Puede ser desde la elección de un espacio muy exclusivo hasta la presencia de un personaje de relevancia que actúe como embajador de la marca.

 

¿Qué tenemos que tener en cuenta a la hora de organizarlo?

 

  • Día y hora: antes de decantarnos por un día, es importante que realicemos una búsqueda de los eventos que se celebran para coincidir lo menos posible con otros actos. También, dependiendo del tipo de producto, puede ser interesante hacer coincidir nuestro evento con alguna feria sectorial y así aprovechar el espacio que le dedican los medios a tu sector.

 

  • Espacio: la ubicación juega también un papel muy importante en la celebración de cualquier evento. Además de la estética del espacio, que debe estar relacionada con la temática que le hayamos dado al acto. Es importante, a su vez, que esté bien comunicado y que haya zonas de aparcamiento cercanas. Cuanto más fácil y accesible se lo pongamos a los asistentes, mucho mejor.

 

  • Establecer la agenda: una vez elegido el día y el lugar, debemos de darle forma a nuestros eventos con prensa. Para ello, es fundamental establecer una agenda en la que queden estructuradas todas las partes del evento. De manera interna, cuanto más definidos estén los tiempos mucho mejor para la coordinación de todos los detalles que envuelven al evento.

 

  • Contacto con los proveedores (fotógrafo, catering, dj, imprenta, etc.): son un componente fundamental de cualquier evento, sea del tipo que sea. Nuestro consejo es que, desde el inicio, se fijen con ellos los servicios que van a ofrecer así como lo que van a necesitar por parte de la organización. Aunque deben ser ellos los que lo especifiquen, es mejor adelantarse y así evitar conflictos de última hora.

 

¿Cuáles son las ventajas?

 

  • Impacto directo en medios de comunicación: celebrar un evento con prensa te permite generar una serie de impactos que con el envío tradicional de una nota de prensa quizá no sería posible conseguir. Así, los periodistas podrán incluir sus percepciones de la presentación, las declaraciones que hayan tomado de los asistentes, etc.

 

  • Acercar la empresa a los medios: organizar un evento o acto de presentación al que acudan los máximos representantes de la empresa permite a los medios hablar directamente con ellos y poder resolver de manera directa cualquier duda o cuestión que pueda surgirles. Además, es una manera de “personalizar” la empresa y ofrecer una imagen más cercana a los medios de comunicación.

 

  • Repercusión en RRSS: hoy en día, las redes sociales son una vía de comunicación más. Por ello, si celebramos un evento es importante que las integremos dentro de la organización y así conseguir la mayor difusión posible. Por ello, es importante que diseñemos un hashtag oficial de la presentación a través del cual se pueda seguir la repercusión del evento en redes sociales.

 

Estos son algunas de las cuestiones básicas que se deben tener en cuenta a la hora de organizar eventos con prensa. No debemos olvidar cuál es el principal objetivo de esos actos: conseguir la mayor repercusión en medios de comunicación y que nuestra marca se convierta en referente para los periodistas. Si quieres ver un ejemplo, te animamos a ver nuestro caso de éxito con la emblemática firma de baño española Venus.

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