El coronavirus ha cambiado radicalmente la manera de relacionarnos, también en el ámbito laboral. Los grandes eventos, tal y como los conocíamos, han quedado en el olvido. Actualmente, la gran parte de estas celebraciones se han trasladado al campo virtual. Si tienes pendiente celebrar algún tipo de evento, te damos las claves sobre cómo organizar un evento online con éxito.
Son muchos los formatos y los motivos por los que celebrar un evento online. En los últimos meses hemos visto cómo muchos actos han tenido que adaptarse al formato online: desde las ruedas de prensa con el Presidente del Gobierno, pasando por entrevistas en TV con el entrevistado participando desde casa; o presentación de nuevos productos .
Sea cuál sea el motivo por el que estás pensando en celebrar un encuentro virtual, a continuación te damos algunas claves para organizar un evento online con éxito.
Define el objetivo de tu evento
Es el primer punto a tener en cuenta y el más importante. En función del objetivo de nuestro evento, podremos definir todo lo demás. Y es que al igual que en los eventos presenciales, no requiere la misma logística la presentación de un producto, que una entrega de premios o una conferencia de expertos. En el caso de los eventos online, determinará la plataforma, la manera de comunicarlo y al público al que irá dirigido. Como en las celebraciones presenciales, no es lo mismo un evento enfocado a prensa que uno para clientes o profesionales.
Por ello, antes de nada, tenemos que definir el objetivo de nuestro evento y, una vez decidido, definir la estrategia que girará en torno a él. Es importante también que tengamos claro cuál es el valor diferencial de nuestro acto, es decir, el gancho que atraerá a nuestro público objetivo.
¿Qué plataforma uso?: clave para organizar un evento online con éxito
La elección de la plataforma puede ser un auténtico caos al principio. Desde marzo, han aflorado multitud de aplicaciones y programas que permiten la celebración de videollamadas. También, otras que ya existían han perfeccionado y aumentado sus prestaciones. Probablemente os surgirán muchas dudas a la hora de decidiros por una (nosotras también hemos pasado por eso, os entendemos 🤯). Por ello, nuestro consejo es que antes de decantaros por una penséis en el punto anterior: cuál es el objetivo de vuestro evento. En función de ello, podréis definir mejor cuál es la plataforma que mejor se adapta a vuestras necesidades. Consultar artículos como este “Microsoft Teams vs Zoom ¿Qué herramienta me conviene más?” puede servirnos de mucha ayuda.
Por ejemplo, recientemente hemos organizado junto con el Triángulo de la Moda un ciclo de conferencias #DiálogosconlaModa enfocados a profesionales de la industria textil. El planteamiento del evento, un diálogo entre la presidenta del Triángulo y otro ponente relacionado con la moda, nos llevó a optar por la opción de Seminarios Web de Zoom. Esta herramienta te da la opción de enviar un formulario de registro en una landing page, lo que te hace tener una estimación de las personas interesadas en el evento, y permite únicamente la participación por vídeo y audio de los ponentes. También se envían recordatorios los días previos a todos los inscritos con la hora y el enlace de acceso. Los asistentes al encuentro pueden participar a través del chat o de la herramienta “Preguntas y respuestas” de la plataforma. Además, la reunión se graba y se guarda automáticamente al finalizar.
¿Cómo comunicarlo?
Tal y como explicábamos al inicio del post, el objetivo y tipo de encuentro que vamos a celebrar determinará la manera en que lo comunicaremos. No obstante, lo principal es contar con una buena base de contactos de nuestro público objetivo. Si se trata de un evento dirigido a medios, las agencias de comunicación (como la nuestra), son las que cuentan con el contacto directo con periodistas y las que mejor podrán difundir vuestro evento.
No obstante, una buena estrategia de mailing será fundamental para que el evento sea un éxito. Realizar una creatividad atractiva, en la que queden claros los elementos más importantes: temática; inscripción o registro; día y hora.
Por otro lado, si es un evento público, no nos podemos olvidar de las RRSS. Actualmente son la herramienta de comunicación qué más impacto tiene. No obstante, tendremos que elegir en función del tipo de evento y a quién va dirigido, a través de qué red social lo vamos a comunicar.
Haz pruebas técnicas: clave garantizar el éxito de tu evento online
Puede parecer una tontería pero, por experiencia propia, si lo incluimos como punto clave para triunfar, es por algo. Está claro que las “cosas del directo” no podemos preverlas pero sí podemos reducirlas. Por ello es muy importante que hagamos varias pruebas antes de la celebración del evento para que, como organizadores, controlemos todas las cuestiones técnicas de la plataforma. Si además contamos con invitados como ponentes, cerrar con ellos una prueba técnica también es muy recomendable. Por un lado, para que se familiaricen con la plataforma si no la conocen; y, por otro, para garantizar que la calidad de conexión es la adecuada.
Prepara todo el material previamente
En el caso de que se trate de una presentación en la que necesites apoyo visual, prepara todo el material previamente. En este sentido, nuestro consejo es que lo tengas todo agrupado en una misma carpeta. Importante: nombra cada archivo con un nombre fácilmente localizable y relacionado con el contenido. Al compartir pantalla, las personas que están conectadas verán TODO lo que se muestre en tu pantalla. Por tanto. cuanto más organizado y “formal” esté todo, mucho mejor. Así evitaremos momentos de “Tierra trágame”.
Pide una valoración final
En el caso de que hayamos celebrado un evento para clientes o profesionales de nuestros sector, recomendamos enviar un formulario a los inscritos pidiéndoles una breve valoración. De este modo, podemos extraer información muy valiosa como qué es lo que más ha gustado; qué es lo que no debemos repetir; qué temas son los que más interesan; o qué es lo que han echado en falta. Esto nos ayudará, en primer lugar, a decidir si debemos repetir la iniciativa y, en el caso de que sí, en qué podemos mejorar.
Estas son algunos consejos que te ayudarán en la organización de tu evento virtual. No obstante, y como siempre decimos, la mejor solución es apoyarte en un equipo experto. Por tanto, si tienes previsto organizar un evento online y quieres que sea un auténtico éxito, ¡contacta con nosotras! Estaremos encantadas de ayudarte.😉